Domande frequenti sulla
fase esecutiva dei contratti pubblici

È la fase che si apre subito dopo la stipula del contratto e si chiude con il collaudo o la verifica finale, e la successiva archiviazione. In parole semplici, è il momento in cui l’operatore economico esegue le prestazioni e la Stazione Appaltante controlla che tutto avvenga nei tempi e nei modi stabiliti, autorizza i pagamenti e gestisce gli adempimenti obbligatori.

Durante questa fase, il RUP e il DEC, se presente, devono documentare una serie di passaggi chiave: verbali di avvio, Stati Avanzamento Lavori (SAL), modifiche, proroghe o varianti. Con il Codice dei Contratti Pubblici (D.Lgs. 36/2023), questa fase è diventata al 100% digitale: ogni atto deve transitare da un ambiente certificato per alimentare in tempo reale le banche dati nazionali, un obbligo ulteriormente specificato dalle ultime regole tecniche AgID.

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Il DEC, Direttore dell’Esecuzione del Contratto, è la figura a cui la Stazione Appaltante affida la direzione tecnica e il controllo contabile dell’esecuzione nei contratti di servizi e forniture.

Nei contratti di lavori la figura corrispondente è il Direttore dei Lavori.

La nomina spetta alla Stazione Appaltante, va formalizzata prima dell’avvio della procedura di scelta del contraente e comunicata all’operatore economico. Il riferimento normativo è il D.Lgs. 36/2023: stabilisce quando la nomina è obbligatoria come figura distinta dal RUP, quando le due funzioni possono coincidere e quali requisiti di competenza deve avere il soggetto nominato.

Il DEC non si limita a verificare la qualità del servizio, ma produce atti fondamentali: redige i verbali, propone le varianti se necessario, controlla la documentazione presentata dall’impresa e cura la verifica di conformità. Ogni suo provvedimento deve essere inserito nel fascicolo digitale di gara.

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Sì, ma solo a determinate condizioni. Il D.Lgs. 36/2023 prevede che le funzioni di DEC possano essere svolte dal RUP nei contratti sotto determinate soglie di importo e in assenza di particolari complessità tecniche. Quando il contratto supera quelle soglie, o quando la natura della prestazione richiede competenze specifiche, la Stazione Appaltante è tenuta a nominare un DEC distinto.

La coincidenza tra RUP e DEC non è quindi una scelta discrezionale: dipende dall’importo, dalla tipologia e dalla complessità del contratto. Non nominare il DEC quando è obbligatorio espone il RUP a responsabilità dirette.

Un elemento pratico da tenere a mente: anche quando le due figure coincidono, gli atti della fase esecutiva devono essere documentati con la stessa precisione richiesta nei casi in cui sono distinte.

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Con l’entrata in vigore del Decreto Correttivo (D.Lgs. 209/2024), le regole sulla nomina del Direttore dell’Esecuzione (DEC) sono state ridefinite per semplificare la gestione sotto soglia, confermando che la responsabilità diretta dell’esecuzione resta in capo al RUP.

La nomina di un DEC come figura separata dal RUP è diventata obbligatoria esclusivamente in due casi:

• Appalti sopra i 500.000 euro di importo: indipendentemente dal fatto che si tratti di servizi o di forniture, se l’importo supera questa soglia la separazione dei ruoli è tassativa.
• Appalti di particolare complessità: anche sotto soglia, la nomina del DEC è obbligatoria se le prestazioni richiedono competenze specialistiche non presenti nella struttura del RUP, ad esempio per appalti ad altissimo contenuto tecnologico o legati a particolari profili di sicurezza.

In tutti gli altri contratti sotto soglia, le funzioni di controllo rientrano tra i compiti ordinari del RUP. Se l’Ente decide comunque di nominare un DEC per motivi organizzativi interni, il RUP deve motivare questa scelta nel provvedimento di nomina.

Vuoi saperne di più sul DEC? Leggi la voce del Glossario dedicata al Direttore dell’Esecuzione.

La recente giurisprudenza amministrativa e contabile afferma che il RUP ha un preciso obbligo di vigilanza attiva e continuativa durante tutta la vita del contratto. Non si tratta di fare un semplice controllo formale o burocratico a fine prestazione, ma di dimostrare che l’Ente ha verificato l’effettivo e corretto adempimento dell’operatore economico.

I pilastri del controllo che devono trovare un riscontro documentale immodificabile nel fascicolo sono:

• La conformità sostanziale delle prestazioni: Il RUP e il DEC devono tracciare i controlli qualitativi e quantitativi sulle attività svolte (report di servizio, ordini di servizio, contestazioni). Bisogna dimostrare che ciò che viene pagato nei SAL corrisponda esattamente a quanto pattuito nel capitolato, per evitare contestazioni sulla qualità o, peggio, l’accusa di danno erariale.
• La filiera del subappalto e della manodopera: È obbligatorio documentare l’autorizzazione preventiva al subappalto (con le schede ANAC dedicate), e incrociare costantemente i dati del personale in cantiere o in servizio con i DURC e i piani di sicurezza. La mancata vigilanza su questo fronte espone il RUP a responsabilità dirette.
• La gestione tempestiva delle inadempienze: I ritardi e i disservizi non possono essere gestiti a voce o via email ordinaria. Ogni scostamento dai tempi contrattuali va formalizzato immediatamente (verbali di contestazione, diffide ad adempiere, comunicazioni di avvio del procedimento per l’applicazione delle penali). Questa documentazione è l’unica difesa dell’Ente se si arriva alla risoluzione del contratto o al contenzioso.
• La tracciabilità delle varianti e dei tempi: Sospensioni, riprese, proroghe tecniche o varianti in corso d’opera modificano l’equilibrio del contratto. Ciascuno di questi eventi deve essere supportato da una relazione tecnica del DEC, un provvedimento autorizzativo del RUP e l’allineamento dei dati verso la BDNCP, per dimostrare la legittimità della modifica.
• La verifica finale di conformità: L’atto conclusivo con cui la struttura certifica la regolare esecuzione delle prestazioni, esamina le eventuali riserve dell’operatore e sblocca il pagamento del saldo e lo svincolo delle garanzie.

Gestire questa mole di controlli fuori da un ambiente digitale certificato è un rischio enorme: l’assenza di una data certa, la dispersione delle comunicazioni o la mancanza di un fascicolo unico rendono quasi impossibile ricostruire la regolarità del processo in caso di ispezioni ANAC o verifiche della Corte dei Conti.

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Le schede ANAC dedicate alla fase esecutiva sono lo strumento per adempiere agli obblighi di informazione verso ANAC che la Stazione Appaltante deve trasmettere alla Banca Dati Nazionale dei Contratti Pubblici, con l’obiettivo di completare l’iter del CIG dopo la firma del contratto. La trasmissione di questi dati è sotto la responsabilità diretta del RUP.

A seconda dell’evento contrattuale che si verifica sul campo, la piattaforma attiva i flussi di interoperabilità specifici previsti dall’Orchestratore ANAC:

• Sottoscrizione del Contratto (Scheda SC1): Si trasmette subito dopo la stipula. Raccoglie i dati essenziali come la data di decorrenza, la scadenza del contratto e l’importo della cauzione.
• Inizio Esecuzione (Scheda I1): È la comunicazione obbligatoria da inviare al momento dell’avvio formale delle prestazioni o della consegna dei lavori, registrando le date ufficiali in cui l’appalto diventa operativo sul campo.
• Stato Avanzamento e Pagamenti (Scheda SA1): Va inviata ogni volta che viene emesso un SAL (Stato Avanzamento Lavori) e il successivo certificato di pagamento. Serve a tracciare in modo trasparente l’evoluzione contabile e le somme liquidate all’impresa.
• Modifiche Contrattuali e Varianti (Schede M): Si attivano quando l’appalto subisce variazioni rispetto alle condizioni iniziali, coprendo eventi delicati come le varianti in corso d’opera, le proroghe tecniche o le sospensioni.
• Gestione Subappalti (Schede RSU1 / ES1 / CS1): È la filiera specifica per tracciare il subappalto, dalla comunicazione della richiesta (RSU1) all’esito dell’autorizzazione (ES1), fino alla conclusione delle attività (CS1).
• Conclusione del Contratto (Scheda CO1 o CO2): È l’atto finale. Si compila quando le prestazioni sono ultimate ed è stato approvato il certificato di verifica di conformità o il collaudo, decretando la chiusura definitiva del CIG sulla BDNCP.

Come evitare la compilazione manuale di tutte queste schede?

Con le attuali regole tecniche di interoperabilità, l’adempimento è diventato molto rigido: non basta più inserire a mano dei dati riassuntivi a fine anno, ma l’atto amministrativo stesso (ad esempio il verbale firmato digitalmente dal DEC) deve transitare dalla piattaforma certificata.

Il vero vantaggio di un ambiente di lavoro nativo e integrato sta nell’automatismo: i dati inseriti nel verbale di avvio, nel SAL o nell’atto di variante vengono letti dal sistema, che precompila automaticamente il flusso ANAC corretto (SC1, I1, SA1, ecc.). Al RUP resta solo il compito di verificare le informazioni e convalidare l’invio in un clic, azzerando i tempi di inserimento manuale e il rischio di sanzioni per comunicazioni tardive.

Vuoi consultare le disposizioni che disciplinano le schede ANAC e gli adempimenti della fase esecutiva? Consulta la Normativa.

Vuoi capire come gestire schede ANAC, SAL, verbali e comunicazioni alla BDNCP? Approfondisci la gestione della fase esecutiva nell’articolo dedicato.

Il SAL (Stato Avanzamento Lavori o Stato Avanzamento Prestazioni) è l’atto contabile con cui il RUP accerta e certifica il valore delle attività eseguite dall’operatore economico fino a quel momento, rendendo liquido il diritto al pagamento.

Il SAL non si emette a discrezione dell’ufficio, ma deve seguire le scadenze precise fissate nei documenti di gara e nel contratto: ad esempio ogni mese, ogni due mesi, oppure al raggiungimento di una determinata percentuale o quota economica dell’appalto. Rispettare i tempi di emissione del SAL e del successivo certificato di pagamento è fondamentale per non esporre la Stazione Appaltante a ritardi e alla richiesta di interessi moratori da parte dell’impresa.

Sul piano della digitalizzazione, ogni avanzamento e ogni successivo mandato di pagamento fa scattare l’obbligo di alimentare la BDNCP attraverso la trasmissione della scheda SA1.

Il Decreto Correttivo (D.Lgs. 209/2024) ha modificato le regole del Codice per rendere più fluide le variazioni in corso d’opera, ma ha anche ribadito che ogni modifica deve seguire un iter digitale rigoroso per non rischiare contestazioni.

Ecco come si gestiscono oggi i due eventi:

• Le varianti: Il Correttivo ha chiarito che le variazioni entro il “quinto d’obbligo” (il 20% del valore del contratto, calcolato includendo anche le opzioni di rinnovo o proroga previste) non richiedono una nuova procedura di affidamento. L’iter prevede che il RUP (o il DEC, se presente per contratti sopra soglia o complessi) rediga una relazione tecnica dettagliata per giustificare la modifica. Una volta approvato l’atto, il RUP deve trasmettere i dati alla BDNCP di ANAC tramite le Schede M di variazione contrattuale.
• Le proroghe: Le regole sulla proroga tecnica sono state rese ancora più stringenti. È consentita solo per il tempo strettamente necessario a individuare il nuovo aggiudicatario di una gara già avviata, a condizione che l’opzione fosse prevista nei documenti di gara iniziali e che il ritardo non sia imputabile alla Stazione Appaltante. Il RUP deve formalizzare il passaggio con un provvedimento motivato e inviare la relativa comunicazione ad ANAC.

Ogni variazione di tempi o di importi deve essere firmata digitalmente e registrata sulla piattaforma prima che le attività abbiano inizio sul campo, per evitare contestazioni in sede di verifica o contenziosi con l’operatore economico.

Consulta la Normativa per approfondire gli articoli del Codice dei contratti pubblici che disciplinano varianti, proroghe e modifiche in corso di esecuzione.

In caso di ritardi, disservizi o non conformità, il primo passo fondamentale è la contestazione formale. Il RUP deve mettere per iscritto il mancato rispetto delle regole e inserire la comunicazione nel fascicolo, assegnando un termine all’impresa per presentare le proprie deduzioni.

A seconda della gravità, le azioni previste sono:

• Applicazione delle penali: Se i ritardi o le inadempienze proseguono, il RUP propone l’applicazione delle penali previste dal contratto, che verranno trattenute sul primo pagamento utile.
• Diffida ad adempiere: Un atto formale firmato dal RUP che intima all’operatore di rimediare entro un termine perentorio.

Risoluzione del contratto: Nei casi più gravi o di totale abbandono, l’Ente può interrompere il rapporto contrattuale per grave inadempimento, avviando le procedure per l’incameramento delle garanzie e la segnalazione ad ANAC.

La fase esecutiva non si esaurisce con l’ultima prestazione o con l’emissione della fattura finale, ma richiede una chiusura formale del CIG sia sul piano amministrativo che su quello informatico.

Il ciclo si chiude legalmente quando, a seguito del certificato di verifica di conformità o di regolare esecuzione, viene liquidato il saldo all’operatore economico e svincolata la cauzione. In quel momento, la piattaforma invia ad ANAC l’ultimo flusso di interoperabilità previsto (la scheda CO1 o CO2 di conclusione). Questo passaggio decreta la chiusura definitiva del CIG sulla Banca Dati Nazionale e fa scattare l’ultimo adempimento obbligatorio: il trasferimento automatico di tutto il fascicolo esecutivo digitale verso il sistema di conservazione sostitutiva a norma, blindando l’archivio dell’Ente per i controlli futuri.

Approfondisci il significato di CIG nella voce dedicata del Glossario.

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Le Regole Tecniche AgID 2.0, introdotte con la Determinazione AgID n. 267/2025, definiscono i requisiti informatici e organizzativi che le piattaforme e le Stazioni Appaltanti, anche non qualificate, devono rispettare per garantire la digitalizzazione integrale di tutto il ciclo di vita dei contratti pubblici per tutti i CIG sopra i 5.000 euro, con particolare focus sull’esecuzione.

La novità più importante riguarda proprio la fase post-aggiudicazione: non è più consentito limitarsi a trasmettere i dati riassuntivi delle attività ad ANAC tramite le schede. Tutti gli atti amministrativi e contabili da cui quei dati derivano (come i verbali firmati dal DEC, i documenti contabili del SAL o i provvedimenti di variante del RUP) devono essere prodotti come documenti nativi digitali e devono transitare all’interno di un ambiente certificato.

Questo significa che gestire la fase esecutiva tramite semplici cartelle di rete, messaggi informali, PEC o email ordinarie non è più conforme ai requisiti di legge.

Vuoi approfondire le Regole Tecniche AgID 2.0? Leggi l’articolo dedicato e scopri quali adempimenti cambiano nella fase esecutiva.

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Sì. Con il Decreto Correttivo (D.Lgs. 209/2024), il sistema di qualificazione delle Stazioni Appaltanti è stato esteso a tutte e tre le fasi del ciclo di vita del contratto: progettazione, affidamento ed esecuzione. L’obbligo è in vigore dal 1° gennaio 2025.

Per le S.A. già qualificate per progettazione e affidamento, la qualificazione per l’esecuzione è richiesta per i contratti che superano il proprio livello di qualificazione, ed è subordinata al rispetto dei requisiti previsti dalle tabelle C-bis (lavori) e C-ter (servizi e forniture) dell’Allegato II.4, così come modificato dal Correttivo. Le stesse tabelle si applicano alle S.A. non qualificate che intendano eseguire contratti sopra le soglie previste.

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