GESTIONE CONTRATTI INFORMATICI

CONTRATTO INFORMATICO

Come si installa?

Il software non richiede alcuna installazione o configurazione sui computer client. Può essere fornito in due modalità:

  • in S.a.a.s: l’accesso avviene tramite un qualunque Internet browser (Internet Explorer, Firefox, Safari, Chrome etc.) di un pc collegato a internet, attraverso un opportuno collegamento o link all’indirizzo del server certificato, tipo:
    https://www.nome_ente.contrattoinformatico.net/
  • su server dell'ente o su uno o più computer opportunamente configurati dai ns. tecnici
L'ente potrà usufruire di un'installazione esclusiva e dedicata alla propria struttura.

Che requisiti hardware richiede?

I requisiti hardware sono minimi. Anche un computer obsoleto, collegato in rete, è in grado di eseguire l’applicativo in tutte le sue funzionalità. L’unico requisito, esclusivamente per il PC adibito alla stipula finale, è la presenza di una porta USB e di un browser aggiornato.

È necessario utilizzare una password per accedere al servizio?

Sì. L’ente avrà a disposizione una serie di credenziali di accesso, assegnate a vari profili d’uso, quali ad esempio: utente segreteria o ufficio contratti, amministratori di sistema, ufficiale rogante, responsabile di servizio, operatore di visualizzazione, ecc.

Qual è procedura di creazione di un atto?

Un form guidato consente di inserire in maniera esaustiva tutti i dati necessari per la creazione di un fascicolo elettronico (oggetto, CIG, servizio proponente, contraenti ecc.); un word editor interno al sistema permette di scegliere tra i vari modelli di atti e poterli editare, formattare e salvare in bozza atto, oltre che di archiviare i facsimile per utilizzi futuri. Possono inoltre essere inseriti diversi allegati all'atto.

Si può modificare una bozza di atto una volta creata?

Certamente sì. Il contratto/atto e i suoi allegati possono essere modificati fino al momento della stipula effettiva.

Come avviene la stipula del contratto?

Se i contraenti sono presenti presso la sede dell'Amministrazione, la procedura prevede la possibilità per tutti i contraenti di firmare il contratto digitalmente senza utilizzare software terzi, tramite un applicativo di firma integrato. Il contratto si considera stipulato dopo che viene apposta l'ultima firma, ovvero quella dell'ufficiale rogante (se presente) o del dirigente/responsabile
Per stipule private, che non prevedano la necessità di un ufficiale rogante e della presenza in sede dei contraenti, il sistema consente di trasmettere la bozza dell'atto al contraente, che potrà visualizzarlo, firmarlo e caricarlo a sistema per la verifica e la firma finale da parte del responsabile.

E se uno dei contraenti non possiede una firma digitale?

Al fine di rendere valida la stipula informatica di un atto, è obbligatoria la firma digitale del dirigente responsabile e/o dell'ufficiale rogante. Se il contraente non possiede la firma digitale, il sistema consente di stampare il contratto e ricaricarne la scansione dopo l'apposizione della firma anagrafica. A questo punto, il dirigente e/o l'ufficiale rogante può procedere con la firma digitale, validando la firma di tutti i contraenti.

Per apporre la firma digitale è necessario utilizzare software di terze parti?

Assolutamente no, ogni contraente dovrà inserire la propria smartcard o penna USB per la firma digitale e semplicemente cliccare sul tasto “firma” all’interno dell’applicativo. Sarà il software, automaticamente, a gestire la procedura di firma digitale e salvare e archiviare l'atto.

Nell’Ente sono già stati stipulati numerosi contratti senza l'ausilio di un software dedicato; come vengono gestiti tali atti?

Il software consente di creare un fascicolo elettronico per ogni atto o contratto che si voglia archiviare digitalmente. Come per gli atti nuovi, sarà necessario semplicemente compilare il form con i dettagli relativi alla pratica (Repertorio, CIG, contraenti, ecc.) e caricare nel sistema la scansione dell'atto firmato. L'ufficiale rogante dovrà apporvi la propria firma digitale, rendendolo così pronto per l'archiviazione e la conservazione sostitutiva. Per i contratti già stipulati con firma digitale potranno invece essere inseriti direttamente in modo da organizzare i nuovi fascicoli elettronici e ottemperare alla conervazione sostitutiva