Conservazione Sostitutiva

La Conservazione sostitutiva è una procedura il cui obiettivo è la sostituzione dei documenti cartacei con documenti in formato digitale, garantendone l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità.

Il processo di conservazione richiede l’utilizzo di strumenti informatici che consentano di rendere immodificabile il documento digitale e di dare conferma dell’origine del documento:

La firma digitale, ovvero una firma elettronica che garantisce l’identità del firmatario;

La marca temporale, la cui applicazione è detta “timestamping”, rappresentata da una sequenza di caratteri che accertano la data e l’ora in cui la firma digitale è stata apposta.

Il software contratto informatico della DigitalPA consente di effettuare la conservazione sostitutiva con un click, trasmettendo i documenti presso server certificati AGID.

Normativa

I sistemi di Conservazione Sostitutiva sono regolamentati da:

          • DPCM del 3/12/2013 (Regole tecniche in materia di sistema di conservazione)
          • DM 17 giugno 2014 (Modalita’ di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto – articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005. )

Entrambi i decreti sono stati emanati in riferimento all’Art. 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. n° 82/2005).

I suddetti decreti indicano i requisiti dei nuovi sistemi di Conservazione Digitale: in particolare per quanto riguarda il modello organizzativo, i ruoli e la suddivisione delle responsabilità; devono essere identificate le figure del produttore di documenti, dell’utente e del responsabile della conservazione e deve essere prodotto un “manuale della conservazione”, che descriva il processo di conservazione, le modalità di esibizione e i formati degli oggetti destinati alla conservazione.

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