cosa cambia con le regole tecniche agid 2.0

Conservazione digitale
del fascicolo di gara
Requisiti nella fase esecutiva​

Se tra cinque anni ANAC o la Corte dei Conti chiedessero di ricostruire una procedura dall’affidamento alla chiusura del contratto, la tua Stazione Appaltante sarebbe in grado di dimostrare ogni passaggio?

5

Requisiti di conservazione obbligatori

8

Tipologie di eventi consecutivi da tracciare nel fascicolo

1° agosto 2026

Obbligo digitalizzazione fase esecutiva

📑 I cinque requisiti di legge

Cos’è la conservazione digitale a norma negli appalti pubblici

L’art. 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale fissa cinque requisiti distinti. Non sono formalita tecniche: sono le condizioni che rendono un documento opponibile a terzi e difendibile in un contenzioso.

Non è più sufficiente la trasmissione delle schede ad ANAC

Per documentare il ciclo di vita digitale del contratto pubblico, non è più sufficiente la mera trasmissione degli eventi contrattuali ad ANAC. Gli atti amministrativi dell’intera procedura devono essere tracciati e conservati a norma all’interno del fascicolo digitale, in modo da garantire valore probatorio nel tempo.

Riferimenti normativi: D.Lgs. 82/2005 (CAD), art. 44 · D.Lgs. 36/2023, artt. 19 e 22 · Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici · Determinazione AgID n. 267/2025 · Regolamento AgID sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione (Determinazione n. 455/2021)

Autenticità

Il documento conservato e l’originale, prodotto in quel momento da quel soggetto, con catena di produzione verificabile.

Integrità

Non modificato dopo la produzione: garantito da hash e marcatura temporale che ne fissano l’impronta nel tempo.

Affidabilità

Rappresenta in modo completo e accurato i fatti che attesta e puo essere usato come prova attendibile.

Leggibilità

Resta leggibile e interpretabile nel tempo, a prescindere dall’evoluzione di formati e tecnologie.

Reperibilità

Individuabile tramite metadati strutturati: un archivio non indicizzato non e conservazione a norma.

Un’archiviazione è un deposito di file. Una conservazione a norma è un processo certificato che attesta la corrispondenza tra il documento prodotto e quello conservato, nel tempo, garantendo tutti e cinque i requisiti. Le due cose non sono interscambiabili.

cos-e-principio-once-only-appalti

📁 Il fascicolo di gara nel ciclo di vita digitale dell’appalto

Un unico registro della storia del CIG

Il D.Lgs. 36/2023 ha ridisegnato l’appalto come processo digitale continuo. Il fascicolo non è un raccoglitore statico: è il registro amministrativo della storia del CIG, aggiornato in tempo reale durante affidamento ed esecuzione.

  • Art. 19 — comunicazioni, documenti e informazioni prodotti, trasmessi e conservati in formato digitale.
  • Art. 21 — ciclo di vita del contratto, tracciato dall’origine alla conservazione definitiva.

Principio Once Only

I dati prodotti in una fase non si re-inseriscono nelle successive: fluiscono nel sistema con metadati coerenti, fino alla conservazione finale.

⚠ Cosa cambiano le Regole Tecniche AgID 2.0 sulla conservazione

Quattro cambiamenti sulla conservazione

La Determinazione AgID n. 267/2025 estende gli obblighi di digitalizzazione alla fase esecutiva del contratto. Fino a quel momento, l’esecuzione era la fase meno strutturata digitalmente: l’affidamento veniva gestito nella PAD, l’esecuzione spesso con strumenti separati.

La conservazione non è piu un’attivita separata dalla creazione:

Documenti nativi digitali

Formati come documenti informatici nativi, non scansioni. Un documento nato digitale e verificabile nella sua origine.

Metadati strutturati

Natura, data, soggetto produttore, riferimento procedurale. Senza metadati corretti la conservazione e contestabile.

Fascicolo digitale unitario

Un unico fascicolo, esecuzione inclusa, esportabile. Non e ammesso un archivio separato per la fase esecutiva.

Continuità documentale

Catena ininterrotta dal bando alla chiusura del CIG, supportata strutturalmente dalla PAD.

La conseguenza pratica

La conservazione non può più essere un’attività separata dalla produzione documentale. Se un documento non viene prodotto nel modo corretto, con i metadati giusti, nel sistema giusto, la sua conservazione a norma diventa impossibile o contestabile.

contractpa conservazione-fascicolo cig contratto pubblico

🔒 Tracciabilita

Registro di Sistema: cos’è e perché riguarda la conservazione

Requisito obbligatorio per le PAD certificate: un log automatico di accessi, trasmissioni, modifiche e azioni degli utenti.

Cosa registra

Operazioni degli utenti (chi, cosa, quando), trasmissioni verso ANAC e BDNCP, modifiche ai dati ed eventi di sistema rilevanti.

Come si lega al fascicolo

Non lo sostituisce, lo integra. Il fascicolo documenta i risultati degli atti; il Registro documenta il processo con cui sono stati prodotti.

In caso di contenzioso

Dimostra che un’operazione e avvenuta in un certo momento, da un certo soggetto, su un certo dato. Per la S.A. e uno strumento di tutela.

La fase esecutiva nel fascicolo digitale: cosa deve essere tracciato

Le Regole Tecniche 2.0 estendono al post-aggiudicazione gli obblighi che prima riguardavano solo l’affidamento. La checklist AgID elenca gli eventi esecutivi — avvio, SAL, varianti, sospensioni, verifiche, chiusura — che devono essere registrati nel fascicolo digitale.

🏛 La governance della conservazione: figure e obblighi

Chi risponde della conservazione non è il RUP

La conservazione digitale richiede una governance definita, con ruoli e obblighi distinti da quelli della singola procedura.

GOVERNANCE OBBLIGATORIA · VERIFICA AGID

Responsabile della Conservazione

Figura obbligatoria nominata dalla PA. Sovrintende il sistema, ne garantisce il funzionamento. Non va confuso con il RUP.

Manuale di Conservazione

Da redigere, adottare con provvedimento formale e pubblicare sul sito istituzionale. La sua assenza è una non conformità verificabile.

Conservatore qualificato AgID

Soggetto esterno iscritto nell’elenco AgID. Le PA che si affidano a un soggetto non iscritto devono trasmettere il contratto ad AgID entro 30 giorni dalla stipula.
logo contractpa pittogramma

ContractPA e la conservazione a norma

La conservazione dei documenti del fascicolo di gara in ContractPA è affidata a Unimatica , conservatore qualificato iscritto nell’elenco AgID. Questo significa che i documenti prodotti e tracciati nella piattaforma vengono conservati senza che la S.A. debba gestire autonomamente questa componente né verificare la qualificazione del soggetto incaricato.

✅ Autovalutazione

7 domande per la tua Stazione Appaltante

Se la risposta ad almeno tre domande e incerta o negativa, e il momento di avviare una valutazione dell’adeguamento.

  • 1
    I documenti delle procedure sono nativi digitali o vengono ancora scansionati?
  • 2
    Il fascicolo di gara comprende anche la fase esecutiva, o SAL, varianti e verbali di collaudo sono gestiti altrove?
  • 3
    I metadati di classificazione sono compilati correttamente su ogni documento?
  • 4

    La PA ha nominato il Responsabile della Conservazione e adottato il Manuale di Conservazione?

  • 5
    Il conservatore è iscritto nell’elenco dei conservatori qualificati AgID?
  • 6
    Le schede ANAC della fase esecutiva — avvio, SAL, varianti, chiusura — sono trasmesse nei tempi previsti?
  • 7
    Se ANAC chiedesse oggi il fascicolo completo di una procedura in corso, sarebbe producibile integralmente?

❓ DOMANDE FREQUENTI

Conservazione digitale nei contratti pubblici: le domande più comuni

Risposte operative per RUP, Responsabili della Conservazione e Uffici Contratti. Aggiornate alla Determinazione AgID n. 267/2025 e al D.Lgs. 36/2023.

Qual è la differenza tra archiviazione e conservazione digitale a norma?

L’archiviazione è il deposito di file in un sistema informatico. La conservazione a norma è un processo certificato che garantisce i cinque requisiti previsti dall’art. 44 del CAD: autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. Un file su un server non è necessariamente un documento conservato a norma.

La responsabilità complessiva del sistema di conservazione è del Responsabile della Conservazione, figura obbligatoria nominata dalla PA. Il RUP è responsabile della correttezza della singola procedura, non del sistema di conservazione nel suo complesso. Le due figure non vanno confuse.

È il documento che descrive l’organizzazione e il funzionamento del sistema di conservazione della PA. Ogni amministrazione è tenuta a redigerlo, adottarlo con provvedimento formale e pubblicarlo sul proprio sito istituzionale. Il suo contenuto è definito al paragrafo 4.6 delle Linee Guida AgID sul documento informatico. La sua assenza è una non conformità verificabile.

Perde o non ottiene la certificazione AgID. Per la Stazione Appaltante, questo significa non poter utilizzare quella piattaforma per le procedure soggette agli obblighi di legge. I documenti conservati in modo non conforme perdono inoltre il loro valore probatorio nel tempo.

È un log automatico obbligatorio nelle PAD certificate che registra tutte le operazioni rilevanti: chi ha fatto cosa, quando, su quale dato. Non sostituisce il fascicolo di gara, lo integra. Se il fascicolo documenta i risultati degli atti amministrativi, il Registro documenta il processo operativo attraverso cui quegli atti sono stati prodotti. In caso di verifica ANAC o contenzioso, è uno strumento di tutela diretta per il RUP.

🇮🇹 Conservazione a norma per la PA

Verifica se la tua Stazione Appaltante
è pronta alla conservazione a norma​

Un consulente DigitalPA analizza con te il fascicolo digitale, i metadati e la governance interna, e individua i punti di adeguamento alle Regole Tecniche 2.0.