GESTIONE CONTRATTI INFORMATICI

CONTRATTO INFORMATICO

Conservazione Sostitutiva

La Conservazione sostitutiva è una procedura il cui obiettivo è la sostituzione dei documenti cartacei con documenti in formato digitale, garantendone l'autenticità, l'integrità, l'affidabilità, la leggibilità e la reperibilità.
Di conseguenza, la copia cartacea di un contratto, del quale si predisponga la conservazione sostitutiva, può essere distrutta, mentre di un contratto "nativo" digitale, non è necessario procedere con la stampa.
Il processo di conservazione richiede l'utilizzo di strumenti informatici che consentano di rendere immodificabile il documento digitale e di dare conferma dell'origine del documento:

  • La firma digitale, ovvero una firma elettronica che garantisce l'identità del firmatario;
  • La marca temporale, la cui applicazione è detta "timestamping", rappresentata da una sequenza di caratteri che accertano la data e l'ora in cui la firma digitale è stata apposta.

Normativa

I sistemi di Conservazione sostitutiva sono regolamentati da:

  • DPCM del 3/12/2013
  • DM 17 giugno 2014

Entrambi i decreti sono stati emanati in riferimento all'art. 71 del Codice dell'Amministrazione Digitale.
I suddetti decreti indicano i requisiti dei nuovi sistemi di Conservazione Digitale:in particolare per quanto riguarda il modello organizzativo, i ruoli e la suddivisione delle responsabilità; devono essere identificate le figure del produttore di documenti, dell'utente e del responsabile della conservazione e deve essere prodotto un "manuale della conservazione" che descriva il processo di conservazione, le modalità di esibizione e i formati degli oggetti destinati alla conservazione.