Software gestione contratti informatici

Caratteristiche e funzionalità

Il software per la gestione dei Contratti Informatici consente di gestire tutte le fasi della stipula dell’atto: dalla creazione preliminare del documento alla sua custodia e conservazione.

La piattaforma software dei contratti informatici si basa su un’architettura che gli consente di funzionare con qualsiasi computer. Non necessita di installazione su computer client.

Il sistema garantisce le seguenti funzionalità:

Creazione del Fascicolo elettronico della pratica

  • Formazione del fascicolo digitale con iter guidato, tale da rendere anche le operazioni più complesse facili da espletare;
  • Gestione preliminare dei contratti/atti, tramite procedura guidata;
  • Gestione Anagrafica contraenti, comunicazione con le controparti tramite PEC;
  • Gestione e archiviazione di facsimile di atto pronti per successivi utilizzi, proposizione di soluzioni e schemi;
  • Creazione di bozze atti tramite “duplicazione” di atti già stipulati;
  • Gestione degli allegati all’atto;
  • Monitoraggio dello stato dell’atto in qualsiasi momento da parte dell’Ufficiale Rogante o del Dirigente responsabile;
  • Stesura atto attraverso la gestione “fac simile modelli atto” interna al programma e correzione ortografica integrata.

Gestione della Fase di stipula

  • Generazione automatizzata di un unico file PDF/A contenente l’atto e relativi allegati predisposto per la firma digitale e la successiva trasmissione all’Agenzia delle Entrate;
  • Trasmissione della bozza contratto e gestione stipula da remoto;
  • Sottoscrizione digitale degli atti attraverso il motore software integrato e compatibilità con qualsiasi dispositivo di firma**;
  • Controllo e verifica preliminare della validità delle firme e della loro scadenza;
  • Gestione firme singole e multiple;
  • Verifica degli atti firmati digitalmente;
  • Registrazione telematica e inserimento automatizzato dei codici di contratto;
  • Possibilità di assegnazione automatica del numero di repertorio.

Gestione degli adempimenti post-contrattuali

  • Creazione automatica del Modello Unico da trasmettere all’Agenzia delle Entrate per la registrazione dell’atto;
  • Verifica integrata sulla congruità del modello unico;
  • Invio dell’atto e protocollazione informatica;
  • Trasmissione via PEC al contraente dell’atto stipulato;
  • Invio della comunicazione dell’avvenuta stipula, ai sensi dell’Art. 76 del D.lgs. 50/2016, agli eventuali partecipanti a un bando;
  • Tenuta e stampa del Registro di repertorio;
  • Pubblicazione automatizzata nella sezione Amministrazione Trasparente dei dati relativi ai contratti in adempimento al D.lgs. 33/2013.

Gestione archivi e Conservazione Sostitutiva

  • Archiviazione: il fascicolo dell’atto viene archiviato con l’integrale documentazione correlata (atto firmato, anagrafiche contraenti, allegati, scansioni, visure, ulteriori documenti, dati sulla trasmissione, ecc.)
  • Facilità di consultazione: ricerca avanzata degli atti archiviati e dei relativi documenti;
  • Archiviazione stipule private anche provenienti da RDO Mepa o altro mercato elettronico;
  • Archiviazione ODA;
  • Scadenziario contratti: genera avvisi e alert prima della scadenza degli atti per consentire all’Ente di programmare in anticipo eventuali svincoli, rinnovi contrattuali, ecc.;
  • Predisposizione per la conservazione sostitutiva con estrazione degli archivi attraverso stretti protocolli di sicurezza;
  • Invio a server di conservazione sostitutiva presso server certificati dall’Agenzia per l’Italia Digitale.

Sicurezza

  • Sicurezza delle comunicazioni e delle trasmissioni; grazie ai protocolli SSL e all’utilizzo del servizio di P.E.C. (posta elettronica certificata) e firma digitale, le comunicazioni tra il software, il protocollo e gli enti preposti sono certificate e automatizzate;
  • La conservazione dei fascicoli segue stretti protocolli di sicurezza, tra i quali l’archiviazione e la copia periodica integrale degli archivi da custodire presso l’Ente.
  • Estrazione dei dati per copie di sicurezza.
  • Backup giornaliero.

Configurazione, manutenzione e assistenza

  • Gestione avanzata dell’organigramma degli utenti e dei permessi in base alle aree o servizi di appartenenza.
  • Configurazione dei livelli di autorizzazione per ruolo operatore con possibilità di assegnare permessi di: sola consultazione, modifica dati preliminari, stipula, ecc.).
  • Software personalizzabile in base alle esigenze dell’Ente.
  • Continua implementazione e aggiornamento della piattaforma secondo gli aggiornamenti normativi e le più recenti innovazioni tecnologiche.
  • Completa manualistica sempre disponibile che guiderà l’ente nell’utilizzo della piattaforma.
  • Assistenza via ticket e telefonica a cura dei nostri esperti tecnico-consulenziali.

Il Software è costantemente aggiornato e strettamente aderente alla norma oltre che seguire una puntuale evoluzione tecnologica e miglioramenti funzionali.

Scopri la normativa completa

Per maggiori informazioni si prega di prendere contatto con il reparto commerciale attraverso i canali indicati nella pagina contatti.

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